Anleitung: Buchungssystem für Privatkurs
Kurze Beschreibung des Ablaufs
- Auf My Page Ihre Verfügbarkeit festlegen
- Auf die Reservierung eines Schülers warten
- Sobald ein Schüler eine Unterrichtseinheit reserviert hat, erhalten Sie eine E-Mail.
（individuelle Buchung / regelmäßige Buchung） - Stunde abhalten
- Auf My Page Berichtsformular ausfüllen (durchgeführt oder abgesagt)
目次
Einloggen
- Die E-Mail und das Passwort zum Einloggen erhalten Sie persönlich vom Vollmond-Sekretariat.
- Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse oder Ihr Passwort vergessen haben oder nicht kennen, melden Sie sich beim Büro.
- Auf der Home-Seite kann man sowohl die Sprache als auch die Zeitzone ändern.
Verfügbarkeit festlegen
- Klicken Sie auf den Button “Ihren verfügbaren Zeitplan bearbeiten”.
- Bitte fügen Sie nur die Zeit hinzu, zu der Ihre Stunde verfügbar ist.
- Schüler können Ihre Stunde jeweils bis 48 Stunden vor Unterrichtsbeginn buchen.
- Bitte ändern Sie jeweils Ihren verfügbaren Zeitplan, wenn Sie zu dem eingetragenen Zeitpunkt z.B. private Termine haben.
- Die eingetragene Zeit können Sie später selbst ändern/löschen, indem Sie auf Ihre Verfügbarkeit auf dem Kalendar klicken.
Buchung der ersten Stunde
Schüler können folgenderweise eine Probestunde buchen.
1) Schüler können eine Probestunde bei allen Lehrkräften, die zu diesem Zeitpunkt eine neue Anmeldung annehmen, unmittelbar übers Buchungssystem buchen.
oder
2) Schüler können an Lehrkräfte, die zu diesem Zeitpunkt eine neue Anmeldung annehmen, übers Buchungssystem eine Unterrichtsanfrage schicken.
Was ist eine Unterrichtsanfrage?
Schüler können an Lehrkräfte übers Buchungssystem eine Unterrichtsanfrage schicken.
Wenn Sie diese Unterrichtsanfrage erhalten haben, antworten Sie bitte innerhalb von 24 Stunden auf die Anfrage per E-Mail.
Nachdem Sie mit dem Schüler einen Termin vereinbart haben, fügen Sie selbst die Unterrichtsstunde hinzu.
Hier finden Sie weitere Informationen über die Unterrichtsanfrage.
Unterrichtsanfragen: Was muss ich machen?
■Was müssen Lehrkräfte bei “1)” machen?
Tragen Sie bitte im Voraus Ihre verfügbare Zeit ein, damit Schüler eine Probestunde bei Lehrkräften buchen können, die zu diesem Zeitpunkt eine neue Anmeldung annehmen. (→ Für eine individuelle Buchung)
Ihre Verfügbarkeit auf der Kalenderseite muss immer auf dem neuesten Stand sein.
■Was müssen Lehrkräfte bei “2)” machen?
Fügen Sie bitte folgendermaßen die Probestunde selbst hinzu, nachdem Sie mit Schülern einen Termin für die Probestunde vereinbart haben.
- Fügen Sie bitte zuerst neue Schüler zur Privatkurs-Schülerliste hinzu. (→ Verwaltung der Privatkurs-Schülerliste)
- Bitte fügen Sie danach wie unten die Probestunde selbst hinzu. (→ Lehrer fügen die Unterrichtsstunden selbst hinzu)
- Tragen Sie bitte die 30-minütige Probestunde im Buchungssystem ein.
- Wenn Ihr Schüler die erste Stunde für 60 Minuten nehmen möchte, tragen Sie bitte die 30-minütige Probestunde und dazu noch eine 30-minütige reguläre Stunde im System ein.
- Nach der Probestunde kann man wie bisher 30, 60 oder 90 Minuten buchen.
Für eine normale Buchung
- Bei “Ihre Verfügbarkeit bearbeiten” können Sie Ihren freien Zeitplan für eine individuelle Buchung eintragen.
⚠️Kurs auswählen
Wenn Sie auch beim Konversationskurs unterrichten, können Sie auswählen, wem Sie Ihren verfügbaren Zeitplan zeigen.
- Nur für Konversationskurs ankreuzen→Nur Schüler des Konversationskurses können Ihre Verfügbarkeit sehen/buchen.
- Nur für Privatkurs ankreuzen→Nur Ihre Schüler des Privatkurses können Ihre Verfügbarkeit sehen/buchen.
- Für beide Kurse ankreuzen → Die Verfügbarkeit wird für alle Schüler bei den beiden Kursen angezeigt.
Lehrer fügen die Unterrichtsstunden selbst hinzu
Wenn der Termin einer Unterrichtsstunde per E-Mail, LINE, Unterrichtsanfrage oder mündlich oder ab 48 Stunden vor Unterrichtsbeginn festgelegt wurde, sollte der Lehrer die Stunde selbst hinzufügen.
eine individuelle Stunde hinzufügen
- Bei „eine Stunde hinzufügen“ können Sie selbst eine individuelle Stunde hinzufügen.
eine regelmäßige Stunde hinzufügen
- Ein regelmäßiger Termin findet wöchentlich am festen Datum und zur gleichen Zeit statt.
- Bei „einen regelmäßigen Termin hinzufügen“ können Sie selbst eine regelmäßige Stunde hinzufügen.
■Änderungen eines regelmäßigen Termins
・Sobald das neue Datum und die Uhrzeit feststehen, ändern Sie selbst den Termin bei „🖋“.
■Kündigung eines regelmäßigen Termins
・Bei „🗑“ können Sie den Termin beenden.
Schülerliste, die auf “eine Stunde hinzufügen” und “einen regelmäßigen Termin hinzufügen” angezeigt wird, können Sie selbst verwalten.
Weitere Informationen finden Sie hier:
Verwaltung der Privatkurs-Schülerliste
Warten auf eine Buchung Ihres Schülers
Sobald ein Schüler eine Unterrichtseinheit reserviert hat, erhalten Sie eine E-Mail.
Vorbereitung auf die Lektion
- Überprüfen Sie bitte, ob Ihr Schüler Sie zur Kontaktliste in Skype hinzugefügt hat.
(Falls Sie nach 24 Stunden keinen Kontakt auf Skype erhalten, siehe „Skype-Symbol“ unten.) - Es ist zu empfehlen, dem Schüler im Voraus per Skype Unterrichtsmaterialien zu senden, die Sie für die Lektion brauchen.
- Auf My Page können Sie die Informationen des Schülers sehen, indem Sie auf den Schülernamen in der Liste der geplanten Lektionen klicken.
Über Schüler, die bei Ihnen eine Probestunde gebucht haben, können Sie sich in der Bestätigungs-E-Mail informieren.
Falls Sie nach 24 Stunden keinen Kontakt auf Skype erhalten, senden Sie bitte eine Erinnerung, indem Sie auf das Skype-Symbol neben der betreffenden Unterrichtsstunde auf My Page klicken.
Abhalten des Unterrichts
- Sie geben dem Schüler eine Online-Stunde über Skype.
- Rufen SIE bitte den Schüler zum vereinbarten Zeitpunkt an.
Berichtsformular ausfüllen
- Nach der Lektion füllen Sie bitte das Berichtsformular auf My Page aus. (durchgeführt oder abgesagt)
- Dem Bericht zufolge berechnen wir die Rechnung für die Schüler und die Vergütung der Lehrer. Bitte füllen Sie nach jeder Unterrichtsstunde das Formular aus.
- Machen Sie dies innerhalb von 24 Stunden nach dem Unterricht.
Nach der ersten Stunde
Nach der ersten Unterrichtsstunde erstellen Sie einen Unterrichtsplan und geben Sie ihn beim Ausfüllen des Berichtsformulars ab.
Wählen Sie zuerst im Berichtsformular „durchgeführt“ und danach bei „Reichen Sie den Plan ein?“ im Berichtsformular „Ja“ oder „Nein (Ausnahme).“
＞Wenn Sie den Plan abgeben
Klicken Sie auf „Auswählen（ファイルを選択）“ und laden Sie eine PDF-Datei hoch.
Nachdem Sie auf „senden“ geklickt haben, wird der Unterrichtsplan dem Schüler und dem Vollmond-Sekretariat automatisch gesendet.
Überprüfen Sie bitte, dass Sie eine Bestätigungsmail erhalten haben.
＞Wenn Sie den Plan nicht abgeben
Wählen Sie einen Grund, warum Sie den Plan nicht abgeben, und klicken Sie auf „senden.“
Eine Vorlage des Unterrichtsplans können Sie hier herunterladen.
Wenn Sie ein Beispiel für den Unterrichtsplan lesen möchten, klicken Sie bitte unten.
Abschlussbericht am Monatsende
Wenn Sie ALLE Berichte für den Unterricht in diesem Monat abgesendet haben, senden Sie bitte diesen Abschlussbericht am Monatsende.
*Sobald Sie diesen monatlichen Abschlussbericht abgeschickt haben, können Sie für diesen Monat keine weiteren Lektionen mehr hinzufügen.
Bitte tun Sie dies erst, wenn Sie alles erledigt haben.
Deadline: 18:00 Uhr am 1. des Folgemonats (japanische Zeit)
①Wählen Sie auf My Page die Taste “Abschlussbericht am Monatsende“, die am Ende jedes Monats erscheint.
②Überprüfen Sie die beiden folgenden Punkte, markieren Sie die Kontrollkästchen und klicken Sie auf die Schaltfläche “senden“.
・Findet die erste Lektion auf der Liste „Ihre Stunden“ erst im nächsten Monat statt?
・Sind alle Lektionen in diesem Monat auf der Liste „Abgeschlossene Stunden“?
※Anhand dieses Berichts berechnen wir die Rechnung für die Schüler und die Vergütung für die Lehrer. Für „abgesagte“ Stunden bezahlen Schüler eine Stornierungsgebühr.
Achtung
Wenn eine Stunde gelöscht werden muss, z. B. weil sie aus Gründen des Lehrers nicht stattfinden konnte und der Schüler keine Stornierungsgebühr zahlen muss, klicken Sie bitte auf den Button „löschen“ auf My Page.
Für die Unterrichtsstunden, die ihr vergessen habt, in das Buchungssystem einzutragen, bitte füllen Sie das Formular aus.
Änderungen einer gebuchten Stunde
Bis 48 Stunden vor Unterrichtsbeginn
Sie können die Stunde verschieben oder absagen.
- Wenn Sie(Lehrer) eine geplante Stunde verschieben müssen, sprechen Sie mit Ihrem Schüler individuell über das neue Datum und die neue Uhrzeit.
- Wenn das neue Datum und die Uhrzeit feststehen, ändern Sie bitte selbst den geplanten Termin, indem Sie ihn auf Ihrem Kalendar klicken.
- Sie können auch den Unterricht bis 24 Stunden vor Unterrichtsbeginn online absagen. Dies ist möglich, wenn Sie “absagen” in der Liste der geplanten Lektionen klicken.
＞Stornierung seitens des Lehrers
- Bis zu 24 Stunden vor Beginn der Unterrichtsstunde können Sie die Stunde auf My Page absagen. (Bitte drücken Sie die Schaltfläche “absagen” )
Ab 48 Stunden vor Unterrichtsbeginn
＞Stornierung seitens des Schülers
Bitte senden Sie das Berichtsformular auf My Page mit “abgesagt” ab. （Stornierungsbedingungen）Lehrer können eine Stornierungsgebühr erhalten.
＞Änderung eines geplanten Termins seitens des Schülers
・der geplante Termin→Bitte senden Sie das Berichtsformular auf My Page mit “abgesagt” ab. Lehrer können eine Stornierungsgebühr erhalten.
・ein neuer Termin→Der Schüler soll eine neue Stunde auf My Page buchen.
*Falls Sie aus irgendeinem Grund keine Stornierungsgebühr bekommen wollen, wählen Sie bitte die Taste „löschen“ aus, um ihn zu melden.
Wir werden die Stunde löschen. (Details finden Sie unten)
＞Stornierung seitens des Lehrers
Bitte geben Sie dem Schüler möglichst schnell Bescheid.
Bis zu 24 Stunden vor Beginn der Unterrichtsstunde können Sie die Stunde auf My Page absagen. (Bitte drücken Sie die Schaltfläche “absagen” )
Ab 24 Stunden vor Beginn der Unterrichtsstunde, wählen Sie bitte die Taste „löschen“ aus, um zu melden. Dann wir werden die Stunde löschen.
*Es fallen keine Stornierungskosten für die Schüler an.
＞die Stunde löschen
Wenn Sie eine Unterrichtsstunde 24 Stunden oder mehr vor Unterrichtsbeginn absagen müssen, können Sie die Löschung der Stunde beim Sekretariat beantragen, indem Sie auf die Schaltfläche “löschen” klicken.
In diesem Fall stellen Sie bitte einen Antrag auf Auswahl aus folgenden Gründen.
*Löschungsanträge werden als Ausnahme behandelt. Bitte stellen Sie grundsätzlich keine Löschungsanträge. Bei zu vielen Anträgen werden wir Sie persönlich verwarnen.
Grunde für die Löschung:
- Der Schüler hat mich bis 48 Stunden vor Unterrichtsbeginn über die Stornierung informiert, aber wir haben vergessen, die Stunde im System zu löschen.
- Die Stunde konnte plötzlich aus Gründen des Schülers, die innerhalb von 48 Stunden vor Unterrichtsbeginn entstanden, nicht stattfinden, aber ich möchte diesmal keine Stornierungsgebühr erheben.
- Die Stunde konnte plötzlich aus Gründen des Lehrers nicht stattfinden.
- Ich habe vergessen, diese Stunde zu löschen, die eigentlich hätte gelöscht werden müssen.
Sonstige Einstellungen
Einstellung der Erinnerungs-E-Mails
Sie können auf My Page bei „Ihr Profil bearbeiten“ wählen, ob Sie die Erinnerungs-E-Mails erhalten möchten, die immer am Vortag des Unterrichts geschickt werden.
Verwaltung der Privatkurs-Schülerliste
Auf der Privatkurs-Schülerliste auf der HOME-Seite werden folgende Schüler angezeigt.
- aktuelle Schüler (diejenigen, die mindestens eine Unterrichtsstunde bei Ihnen hatten)
- neue Schüler (diejenigen, die bei Ihnen schon eine Probestunde gebucht haben, aber die Stunde noch nicht genommen haben)
Schülernamen auf der Privatkurs-Schülerliste werden auch auf der Liste “Schüler/in” auf “eine Stunde hinzufügen” und “einen regelmäßigen Termin hinzufügen” angezeigt.
■Wenn Sie neue Schüler zur Schülerliste hinzufügen wollen
・Sie erhalten von Schülern eine Unterrichtsanfrage-E-Mail. Tragen Sie bitte in “Meine Schüler hinzufügen” eine Schüler-ID ein, die in dieser Mail steht.
■Falls Sie Schüler, die keine Stunde mehr bei Ihnen buchen, aus der Liste entfernen wollen
・Löschen Sie die Schülernamen bei „🗑.“ Diese Schülernamen werden auch auf der Liste “Schüler/in” auf “eine Stunde hinzufügen” und “einen regelmäßigen Termin hinzufügen” nicht mehr angezeigt.
※Auch wenn Schüler aus der Privatkurs-Schülerliste gelöscht wurden, können die Schüler Ihre Stunde auf My Page buchen.
■Falls Sie Schüler, die Sie schon aus der Liste entfernt haben, wieder zur Schülerliste hinzufügen wollen
・Sagen Sie uns Bescheid. Wir werden die Schüler zu Ihrer Schülerliste hinzufügen.
Wenn Sie gerne wissen wollen, wie Schüler eine Stunde buchen und wie Ihre Seite seitens der Schüler aussieht: Anleitung für Schüler
Wenn Sie Fragen / Probleme haben, melden Sie sich beim Büro.
