プライベートコース予約システムの使い方〜講師編〜

<簡単な流れ説明>

  • マイページよりレッスン可能予定登録
  • 生徒からの予約を待つ
  • 予約が入るとメールが届く(個別予約or定期予約)
  • 当日レッスン
  • マイページより完了報告(完了orキャンセル)

注意してほしいこと

  • 担当生徒がレッスン予約できるのはレッスン開始時刻48時間前までです。
  • そのため、登録したレッスン可能日時に変更がある場合はすぐにマイページより変更してください。
  • 空きスケジュールは担当生徒にのみ表示される仕様となっています。
    ただし、新規受付中の講師の空きスケジュールは、初めてプライベートコースの初回レッスンを予約する生徒と、既にプライベートコース受講経験のある全生徒に表示されます。
  • 予約には2種類あり、その都度レッスンを予約する「個別予約」と週1・固定日時でレッスンを行う「定期予約」が行えます。

マイページにログイン

  • E-Mail, Passなどのログイン情報は事務局より個別でメールにてご案内します。
  • ログイン情報が分からない方は、事務局までお問い合わせください。
  • ログイン時は空白スペースを入れないように注意してください。(良い例: “vollmond”, 悪い例: “v ollmond”/”vollmond “/”voll mond”)
ログイン画面

時刻・言語選択

  • ログイン後、トップページ上部より時刻(日本時刻orドイツ時刻)や言語(日本語orドイツ語)の選択ができます。

レッスン可能予定登録

「レッスン予定一覧」の下部にある「レッスン可能予定を登録する」を選択します。

  • レッスンを予約されても大丈夫な日時のみ登録するようにしてください。
  • 生徒がレッスン予約できるのはレッスン開始時刻48時間前までです。
  • 何かプライベートなどで予定が入った場合は都度空き予定を編集してください。
  • 登録日時はいつでも変更・削除できます(編集したい日時をカレンダー上でクリックしてください)。

初回レッスンの予約方法

生徒は以下の2つの方法で初回レッスンを予約することができます。それぞれの方法に合わせた対応を確認してください。

<方法①>新規申込みを受け付けている講師のレッスンを、予約システム上で直接予約する

<方法②>新規申込みを受け付けている講師にレッスンリクエスト(Unterrichtsanfrage)を送り、講師とメールで日時調整をする

レッスンリクエスト(Unterrichtsanfrage)とは

生徒は予約システムでレッスンを直接予約するだけではなく、講師にレッスンリクエストを送ることもできます。
生徒からレッスンリクエストメールを受け取った場合は、24時間以内に返信してください。
レッスンの日時調整が終わったら、講師がレッスンを手動追加してください。

こちらより、レッスンリクエストを受け取った際の対応について詳細を確認できます。
Unterrichtsanfragen: Was muss ich machen?

■方法①の場合

生徒が新規受付中講師の初回レッスンを予約できるよう、空き予定を登録しておいてください(→個別予約の登録方法はこちら)。
空き予定は常に最新の状態に保つようにしてください。

■方法②の場合

方法②で日時が決まった初回レッスンについては、以下の手順・注意点に沿って、講師が手動で予約を追加してください。

【手順】

  • 「プライベートコース生徒リスト」に担当生徒を追加する(→担当生徒の追加方法はこちら
  • レッスン予約を手動で追加する(→レッスン手動追加の方法はこちら

【注意点】

  • 予約システムでは、初回レッスンの時間は30分で登録してください。
  • 生徒が初回レッスンを60分で希望している場合は、初回30分+通常30分と2つの予約を入れるようにしてください。
  • 2回目のレッスン以降は、通常通り30分、60分または90分でレッスンを予約することができます。

個別予約の場合

  • プライベートコースでは「個別予約」と「定期予約(週1・固定)」が行えます。まずは個別予約から紹介します。
  • 個別予約は、固定日時でレッスンを受けることが難しい先生や生徒さんにおすすめです。(語学学習をルーティン化しやすく、予定チェックの手間も少ないことからVollmondでは定期予約を推奨しています)
  • カレンダー下部「空き時間の登録を行う」より個別予約用の空き予定を登録してください。
個別予約受付可能スケジュール登録画面
⚠️授業コースについて

会話コースも担当している先生は、空き予定を「誰に表示させるのか」チェックで選ぶことができます。

  • 会話コースのみにチェック→会話コース受講生のみに空き予定が表示される
  • プライベートコースのみにチェック→プライベートコースの担当生徒のみに表示される
  • 両方チェック→両方の生徒さんに空き予定が表示される

定期予約の場合

  • カレンダーを下に進むと「定期予約受付可能日時の登録」ボタンがあります。
  • 定期予約=固定日時です。(語学学習をルーティン化しやすく、予定チェックの手間も少ないことからVollmondでは定期予約を推奨しています)
  • 希望されている生徒さんには「○曜日×時〜空けておくので予約をお願いします」など事前に確認できるとスムーズかと思います。

〜予約が入る前〜

■定期予約可能で登録した日時を変更・削除したい
・「定期予約受付状況」右の「🗑」より既存予定を削除→新しく登録してください。

〜予約が入った後〜

■定期予約の日時を変更したい
・担当生徒と個別相談の上、変更日時が決定次第、「定期予約受付状況」右の「🖊」より日時の変更を行ってください。

■定期予約を終了したい
・「定期予約受付状況」右の「🗑」より終了させてください。

講師が手動でレッスンを追加する

メールやLINEでのやり取り、口頭でレッスン日が決まった場合、直前の予約時、また生徒からのレッスンリクエスト(Unterrichtsanfrage)を通してレッスン日時が決まった場合は講師が手動でレッスンを追加してください。

個別予約の場合

  • カレンダーを下に進むと「レッスンを追加する」ボタンがあります。

定期予約の場合

  • 「定期予約受付状況」を下に進むと「定期レッスン追加」ボタンがあります。

「レッスン追加」「定期レッスン追加」の「生徒名」に表示される生徒リストは、講師自身が管理することができます。
詳しくは以下をご確認ください。

プライベートコース生徒リストの管理

生徒から予約されるのを待つ

生徒から予約があると、登録されているメールアドレス宛にメールがいきます。

マイページ上で予定されたレッスン一覧を確認できます。

レッスン前に確認

  • 生徒さんからスカイプ追加申請がきているか確認してください。
  • レッスンで必要な資料等があれば、レッスン日までに事前にスカイプ上で送信しておくようにしましょう。
  • マイページトップ画面「レッスン予定一覧」にて生徒名をクリックし、生徒情報を参照してください。
    初回レッスン受講予定の生徒の情報は、初回レッスン予約メールにて確認してください。
生徒情報がマイページから確認できます。

当日レッスン

  • 当日、スカイプを使ってオンラインレッスンを行ってください。
  • 時間になれば、基本的には講師側からコールするようにしてください。

レッスン完了報告

  • 授業後、マイページでのレッスン報告(完了orキャンセル)をもって業務完了となります。
  • レッスン報告をもとに、生徒へ請求および先生方の報酬を計算します。レッスン後は必ず報告を行ってください。
  • 完了報告はレッスン終了後24時間以内に行ってください。
完了報告画面

初回レッスン後の完了報告

生徒との初回レッスン終了後は、「レッスン計画書」を作成し、完了報告時に提出してください。

提出をする場合
提出をしない場合

「レッスン報告」画面で「完了」を選択後、「計画書の提出の有無」より「提出します」または「提出しません(例外)」を選択してください。

>提出する場合
「ファイルを選択」を選択後、PDFファイルをアップロードしたら、「内容報告を行う」ボタンを押してください。
これにより、レッスン計画書が生徒と事務局に自動で送信されます。完了報告後は、提出完了通知メールが届いたことを確認してください。

>提出しない場合
提出が必要ない理由を選択して、「内容報告を行う」ボタンを押してください。

こちらより、レッスン計画書がダウンロードできます。
レッスン計画書見本はこちら↓

予約されたレッスンの日時変更・お休み

レッスン開始48時間前まで

日時変更・キャンセルを行うことができます。

  • 日時変更が必要な場合、受講生と個別で相談してください。
  • 変更日時が決定したら、講師がマイページ上で日時変更手続きを行ってください。(カレンダー上で該当するレッスンをクリックすると予定変更ができます)
  • 日時変更を行わずお休みにする場合、マイページよりキャンセル手続きをしてください。(トップページ「レッスン予定一覧」にて「キャンセル」ボタンが押せます)

>講師側の都合でキャンセルする場合

  • レッスン開始24時間前までは、講師がマイページ上でキャンセル手続きを行うことができます。(トップページ「レッスン予定一覧」にて「キャンセル」ボタンを押してください)
  • レッスン開始24時間前以降にキャンセルをしなければいけない場合は、該当するレッスンを削除しますので事務局までお知らせください。
日時変更画面
キャンセル手続き画面

レッスン開始48時間前以降

>受講生からのキャンセル
 「キャンセル」として完了報告をしてください(キャンセルポリシー)(トップページ「レッスン予定一覧」にて「完了報告」ボタンを押し、「キャンセル」を選択してください)。講師はキャンセル料を受け取ることができます。
 受講生が日時変更希望の場合は、以下の対応をお願いします。
 ・予定分→キャンセルで完了報告(キャンセル料が発生)
 ・変更分→新しくレッスンを予約してもらう
 ※何か事情があり、キャンセル料を取りたくない場合は削除しますので事務局までお知らせください。
>講師からのキャンセル
 受講生に速やかに連絡をし、事務局にもその旨連絡してください。受講生がキャンセル料を支払う必要のないよう、該当するレッスンを削除します。

  • 受講生がキャンセルされたレッスンを別日時で振替希望の場合は、別途マイページより新しく個別予約を行うよう伝えてください。

その他の設定

リマインドメールの設定

マイページ「講師プロフィール編集」画面にて、レッスン予約日時の前日にVollmondから送信される、リマインドメールの受け取り設定を行うことができます。

プライベートコース生徒リストの管理

プライベートコース生徒リストには、以下の生徒が表示されます。

  • その講師のプライベートレッスンを一度でも受講したことのある生徒
  • その講師のレッスンをシステム上で直接予約したが、まだ実際にレッスンを受けたことはない生徒

プライベートコース生徒リストに載っている生徒が、レッスン手動追加(=レッスン追加・定期レッスン追加)画面の「生徒名」に表示されます。

■担当生徒を追加したい場合
・新規生徒からレッスンリクエスト(Unterrichtsanfrage)を受け取った場合は、レッスンリクエストメールに記載されている生徒IDを「担当生徒追加」に入力し、生徒リストに生徒を追加してください。

■今後レッスン受講予定のない生徒名を削除したい場合
・プライベートコース生徒リストの「🗑」より削除してください。これにより、レッスン手動追加画面の「生徒名」一覧にも、削除した生徒名は表示されなくなります。

※今後受講予定がないと判断した生徒名を講師がリストから削除したとしても、生徒は予約システムマイページから当該講師のレッスン予約をすることが可能です。

■一度削除した生徒名を再度リストに追加したい場合
・事務局にその旨連絡してください。生徒名を再度リストに追加します。

以上が、プライベートコース予約システムの流れです。

もし使っている中で不明点等あれば、事務局までご相談ください。

「生徒さんが実際にどう予約するのか知りたい」「見え方を確認したい」方はこちらから: 受講生用マニュアル