プライベートコース予約システムの使い方〜講師編〜

<簡単な流れ説明>

  • マイページよりレッスン可能予定登録
  • 生徒からの予約を待つ
  • 予約が入るとメールが届く(個別予約or定期予約)
  • 当日レッスン
  • マイページより完了報告(完了orキャンセル)

注意してほしいこと

  • 担当生徒がレッスン予約できるのはレッスン開始時刻48時間前までです。
  • そのため、登録したレッスン可能日時に変更がある場合はすぐにマイページより変更してください。
  • 空きスケジュールは担当生徒にのみ表示される仕様となっています。(ただしゆくゆくは、新規受付をしている場合はプライベートコース受講中の全生徒に表示されます。)
  • 予約には2種類あり、その都度レッスンを予約する「個別予約」と週1・固定日時でレッスンを行う「定期予約」が行えます。

マイページにログイン

  • E-Mail, Passなどのログイン情報は事務局より個別でメールにてご案内します。
  • ログイン情報が分からない方は、事務局までお問い合わせください。
  • ログイン時は空白スペースを入れないように注意してください。(良い例: “vollmond”, 悪い例: “v ollmond”/”vollmond “/”voll mond”)
ログイン画面

時刻選択(日本時刻orドイツ時刻)

  • ログイン後、トップページ上部「ただ今の選択時刻」より時刻選択ができます(日本時刻orドイツ時刻)。
  • 2021年10月31日に夏時間が終了し、冬時間へ移行します。予約システムの「ドイツ時刻」も移行に伴って自動で変わります。
    普段ドイツ時刻をご利用の皆さまにつきましては、冬時間移行後のレッスン日時にご注意ください。

レッスン可能予定登録

「レッスン予定一覧」の下部にある「レッスン可能予定を登録する」を選択します。

  • レッスンを予約されても大丈夫な日時のみ登録するようにしてください。
  • 生徒がレッスン予約できるのはレッスン開始時刻48時間前までです。
  • 何かプライベートなどで予定が入った場合は都度空き予定を編集してください。
  • 登録日時はいつでも変更・削除できます(編集したい日時をカレンダー上でクリックしてください)。

個別予約の場合

  • プライベートコースでは「個別予約」と「定期予約(週1・固定)」が行えます。まずは個別予約から紹介します。
  • 個別予約は、固定日時でレッスンを受けることが難しい先生や生徒さんにおすすめです。(語学学習をルーティン化しやすく、予定チェックの手間も少ないことからVollmondでは定期予約を推奨しています)
  • カレンダー下部「空き時間の登録を行う」より個別予約用の空き予定を登録してください。
個別予約受付可能スケジュール登録画面
⚠️授業コースについて

会話コースも担当している先生は、空き予定を「誰に表示させるのか」チェックで選ぶことができます。

  • 会話コースのみにチェック→会話コース受講生のみに空き予定が表示される
  • プライベートコースのみにチェック→プライベートコースの担当生徒のみに表示される
  • 両方チェック→両方の生徒さんに空き予定が表示される

定期予約の場合

  • カレンダーを下に進むと「定期予約受付可能日時の登録」ボタンがあります。
  • 定期予約=固定日時です。(語学学習をルーティン化しやすく、予定チェックの手間も少ないことからVollmondでは定期予約を推奨しています)
  • 既存の生徒さんには「○曜日×時〜空けておきますね」など事前に確認できるとスムーズかと思います。

〜予約が入る前〜

■定期予約可能で登録した日時を変更・削除したい
・「定期予約受付状況」右の「🗑」より既存予定を削除→新しく登録してください。

〜予約が入った後〜

■定期予約の日時を変更したい
・担当生徒と個別相談の上、変更日時が決定次第、「定期予約受付状況」右の「🗑」より既存予定を削除→新しく予約してもらうようにしてください。

■定期予約を終了したい
・「定期予約受付状況」右の「🗑」より終了させてください。

講師が手動でレッスンを追加する

  • カレンダーを下に進むと「レッスンを追加する」ボタンがあります。
  • メールやLINEでのやり取り、口頭でレッスン日が決まった場合、直前の予約時は講師が手動でレッスンを追加してください。

生徒から予約されるのを待つ

生徒から予約があると、登録されているメールアドレス宛にメールがいきます。

マイページ上で予定されたレッスン一覧を確認できます。

レッスン前に確認

  • 生徒さんからスカイプ追加申請がきているか確認してください。
  • レッスンで必要な資料等があれば、レッスン日までに事前にスカイプ上で送信しておくようにしましょう。
  • マイページトップ画面「予約済みレッスンスケジュール」にて生徒名をクリックし、生徒情報を参照してください。
生徒情報がマイページから確認できます。

当日レッスン

  • 当日、スカイプを使ってオンラインレッスンを行ってください。
  • 時間になれば、基本的には講師側からコールするようにしてください。

レッスン完了報告

  • 授業後、マイページでのレッスン報告(完了orキャンセル)をもって業務完了となります。
  • レッスン報告をもとに、生徒さんへ請求および先生方の報酬を計算します。レッスン後は必ず報告を行ってください。
  • 完了報告はレッスン終了後24時間以内に行ってください。
完了報告画面

予約されたレッスンの日時変更・お休み

レッスン開始48時間前まで

日時変更・キャンセルを行うことができます。

  • 日時変更が必要な場合、受講生と個別で相談してください。
  • 変更日時が決定したら、講師がマイページ上で日時変更手続きを行ってください。(カレンダー上で該当するレッスンをクリックすると予定変更ができます)
  • 日時変更を行わずお休みにする場合、マイページよりキャンセル手続きをしてください。(トップページ「レッスン一覧」にてキャンセルボタンが押せます)
日時変更画面
キャンセル手続き画面

レッスン開始48時間前以降

>受講生からのキャンセル
 「キャンセル」として完了報告をしてください(キャンセルポリシー)。講師はキャンセル料を受け取ることができます。
 受講生が日時変更希望の場合は、以下の対応をお願いします。
 ・予定分→キャンセルで完了報告(キャンセル料が発生)
 ・変更分→新しくレッスンを予約してもらう
 ※何か事情があり、キャンセル料を取りたくない場合は削除しますので事務局までお知らせください。
>講師からのキャンセル
 受講生に速やかに連絡をし、事務局にもその旨連絡してください。受講生がキャンセル料を支払う必要のないよう、該当するレッスンを削除します。

  • 受講生がキャンセルされたレッスンを別日時で振替希望の場合は、別途マイページより新しく個別予約を行うよう伝えてください。

以上が、プライベートコース予約システムの流れです。

もし使っている中で不明点等あれば、事務局までご相談ください。

「生徒さんが実際にどう予約するのか知りたい」「見え方を確認したい」方はこちらから: 受講生用マニュアル