プライベートコース予約システムの使い方〜講師編〜

＜簡単な流れ説明＞

• マイページよりレッスン可能予定登録
• 生徒からの予約を待つ
• 予約が入るとメールが届く（個別予約or定期予約）
• 当日レッスン
• マイページより完了報告（完了orキャンセル）

マイページにログイン

• E-Mail, Passなどのログイン情報は事務局より個別でメールにてご案内します。
• ログイン情報が分からない方は、事務局までお問い合わせください。
• ログイン時は空白スペースを入れないように注意してください。（良い例: “vollmond”, 悪い例: “v ollmond”/”vollmond “/”voll mond”）

時刻・言語選択

• ログイン後、トップページ上部より時刻（日本時刻orドイツ時刻）や言語（日本語orドイツ語）の選択ができます。

レッスン可能予定登録

「レッスン予定一覧」の下部にある「レッスン可能予定を登録する」を選択します。

初回レッスンの予約方法

生徒は以下の2つの方法で初回レッスンを予約することができます。それぞれの方法に合わせた対応を確認してください。

■方法①の場合

生徒が新規受付中講師の初回レッスンを予約できるよう、空き予定を登録しておいてください

（→個別予約の登録方法はこちら）。
空き予定は常に最新の状態に保つようにしてください。

■方法②の場合

方法②で日時が決まった初回レッスンについては、以下の手順・注意点に沿って、講師が手動で予約を追加してください。

通常予約の場合

• カレンダー下部「空き時間の登録を行う」より個別予約用の空き予定を登録してください。

講師が手動でレッスンを追加する

メールやLINEでのやり取り、口頭でレッスン日が決まった場合、直前の予約時、また生徒からのレッスンリクエスト（Unterrichtsanfrage）を通してレッスン日時が決まった場合は講師が手動でレッスンを追加してください。

個別予約の場合

• カレンダーを下に進むと「レッスンを追加する」ボタンがあります。

※開始日時を入れレッスン時間は30/60/90分から選択します。(初回レッスンは30分を選択)

定期予約の場合

• 毎週月曜日の18:00〜19:00など、生徒が固定日時での受講を希望している場合は「定期予約」として登録してください。
• 「定期予約受付状況」を下に進むと「定期レッスン追加」ボタンがあります。

生徒から予約されるのを待つ

生徒から予約があると、登録されているメールアドレス宛にメールがいきます。

レッスン前に確認

• 生徒さんから24時間前までにスカイプ追加申請がきているか確認してください。
  (24時間を過ぎても確認できない場合は下記スカイプマーク参照)
• レッスンで必要な資料等があれば、レッスン日までに事前にスカイプ上で送信しておくようにしましょう。
• マイページトップ画面「レッスン予定一覧」にて生徒名をクリックし、生徒情報を参照してください。
  初回レッスン受講予定の生徒の情報は、初回レッスン予約メールにて確認してください。

当日レッスン

• 当日、スカイプを使ってオンラインレッスンを行ってください。
• 時間になれば、基本的には講師側からコールするようにしてください。

レッスン完了報告

• 授業後、マイページでのレッスン報告（完了orキャンセル）をもって業務完了となります。
• レッスン報告をもとに、生徒へ請求および先生方の報酬を計算します。レッスン後は必ず報告を行ってください。
• 完了報告はレッスン終了後24時間以内に行ってください。

初回レッスン後の完了報告

生徒との初回レッスン終了後は、「レッスン計画書」を作成し、完了報告時に提出してください。

「レッスン報告」画面で「完了」を選択後、「計画書の提出の有無」より「提出します」または「提出しません（例外）」を選択してください。

＞提出する場合
「ファイルを選択」を選択後、PDFファイルをアップロードしたら、「内容報告を行う」ボタンを押してください。
これにより、レッスン計画書が生徒と事務局に自動で送信されます。完了報告後は、提出完了通知メールが届いたことを確認してください。

＞提出しない場合
提出が必要ない理由を選択して、「内容報告を行う」ボタンを押してください。

月末業務完了報告

毎月末、その月のレッスン完了報告が「全て」完了した方は、マイページの月末業務完了報告を送信してください。

※月末完了報告を送信すると、その月内で新しくレッスンを追加することはできません。

必ず全て終わった後で行うようにしてください。

締切: 翌月1日18:00（日本時間） 

①「ホーム」画面で月末に表示される「月末業務完了報告」ボタンを選択してください。

②以下2点を確認しチェックボックスを選択し「報告する」を押します。
・「レッスン一覧」に表示されている1番上のレッスンは来月になっていますか?
・今月のレッスンは全て「完了済みレッスン一覧」に表示されていますか?

※完了報告に従い、受講生への請求と講師の皆さんへの報酬計算を行います。
キャンセルで報告されたレッスンには、キャンセル料が生徒に請求されます。

注意
講師都合で行っていないなど、キャンセル料は発生せず削除対象になるものは、マイページで「削除依頼」ボタンを押してください。
また、予約システムに追加するのを忘れていたレッスンがあればこちらのフォームに記入してください。

予約されたレッスンの日時変更・お休み

レッスン開始48時間前まで

日時変更・キャンセルを行うことができます。

• 日時変更が必要な場合、受講生と個別で相談してください。
• 変更日時が決定したら、講師がマイページ上で日時変更手続きを行ってください。（カレンダー上で該当するレッスンをクリックすると予定変更ができます）
• 日時変更を行わずお休みにする場合、マイページよりキャンセル手続きをしてください。（トップページ「レッスン予定一覧」にて「キャンセル」ボタンが押せます）

＞講師側の都合でキャンセルする場合

• レッスン開始24時間前までは、講師がマイページ上でキャンセル手続きを行うことができます。（トップページ「レッスン予定一覧」にて「キャンセル」ボタンを押してください）

レッスン開始48時間前以降

＞受講生からのキャンセル
　「キャンセル」として完了報告をしてください（キャンセルポリシー）（トップページ「レッスン予定一覧」にて
　「完了報告」ボタンを押し、「キャンセル」を選択してください）。講師はキャンセル料を受け取ることができます。
　受講生が日時変更希望の場合は、以下の対応をお願いします。
　・予定分→キャンセルで完了報告（キャンセル料が発生）
　・変更分→新しくレッスンを予約してもらう
　※何か事情があり、キャンセル料を取りたくない場合は削除しますので下記削除依頼の申請をしてください

＞講師からのキャンセル
　受講生に速やかに連絡をし、24時間前までであればマイページよりレッスンのキャンセルボタン(青)よりキャンセル(上記参照)
　をしてください。
　24時間以降の講師都合のキャンセルは削除依頼ボタン(赤)より申請(下記参照))をお願いします。事務局側で該当するレッスンを削除します。
※受講生側へキャンセル料金は発生致しません。
　

＞削除依頼について

レッスン開始24時間前以降にキャンセルをしなければいけない場合は、削除依頼ボタンより事務局にレッスンの削除を申請することができます。

その際は下記の理由から選択肢依頼をしてください。

※削除依頼は例外対応です。基本的には削除依頼が起きないように注意してください。

依頼が多い場合は個別で注意勧告を行います。

その他の設定

リマインドメールの設定

マイページ「講師プロフィール編集」画面にて、レッスン予約日時の前日にVollmondから送信される、リマインドメールの受け取り設定を行うことができます。

プライベートコース生徒リストの管理

プライベートコース生徒リストに載っている生徒が、レッスン手動追加（＝レッスン追加・定期レッスン追加）画面の「生徒名」に表示されます。

以上が、プライベートコース予約システムの流れです。

もし使っている中で不明点等あれば、事務局までご相談ください。

「生徒さんが実際にどう予約するのか知りたい」「見え方を確認したい」方はこちらから: 受講生用マニュアル